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一、企業(yè)電子檔案管理現(xiàn)狀分析

1、存儲(chǔ)分散
數(shù)據(jù)分散在員工各自電腦中、管理太難、無(wú)法統(tǒng)一備份、容易造成數(shù)據(jù)損壞無(wú)法找回、企業(yè)數(shù)字化資產(chǎn)得不到有效積累沉淀

2、權(quán)限失控
傳統(tǒng)依賴windows文件夾共享、NAS網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)、FTP方式管理、權(quán)限粗放、不受控、不夠顆粒化、數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)加大

3、版本混亂
依賴windows副本重命名的方式記錄版本、同一份文件不同用戶多次修改、傳遞、使用過(guò)程中、版本容易混淆、出錯(cuò)
4、查找太慢
海量的數(shù)據(jù)依靠硬件磁盤的轉(zhuǎn)速檢索、內(nèi)容無(wú)法建立索引、速度慢、信息不準(zhǔn)確、結(jié)果無(wú)法記憶、每次需重新搜索
5、無(wú)跡可尋
文件是誰(shuí)創(chuàng)建、被哪些用戶閱讀過(guò)、下載過(guò)、修改過(guò)、甚至刪除、什么時(shí)間、哪臺(tái)電腦等信息均無(wú)法追溯
6、移動(dòng)辦公

在外地出差、回到家中無(wú)法使用公司服務(wù)器內(nèi)文件、移動(dòng)端預(yù)覽更不現(xiàn)實(shí)、只能通過(guò)事先下載好的文件

7、分享合作

總公司與分公司、公司與部門、部門與部門、以及用戶之間的文件分享沒(méi)有統(tǒng)一平臺(tái)、只能依賴QQ、微信、郵箱等方式

8、文件流轉(zhuǎn)

紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)太慢、有很多局限性、文件的版本變更審核、在線簽名、簽章、文件最終發(fā)布只能打印出來(lái)分發(fā)或郵件流轉(zhuǎn)

二、解決方案

1、集中化

建立文件統(tǒng)一共享平臺(tái)，打通數(shù)據(jù)孤島
實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集中化存儲(chǔ)及備份

2、電子化逐步實(shí)現(xiàn)在線共享、預(yù)覽、查找、
審核等電子化流轉(zhuǎn)

3、規(guī)范化
搭建清晰的目錄框架
及規(guī)范可控的權(quán)限密級(jí)體系業(yè)務(wù)層面：

 （1、集中化存儲(chǔ)（企業(yè)核心數(shù)據(jù)集中化存儲(chǔ)管理、統(tǒng)一入口登陸）

 （2、在線預(yù)覽/上傳/下載/分享（B/S架構(gòu)設(shè)計(jì)及移動(dòng)端操作、文件拖拽上傳下載、office、PDF、圖片、音視頻格式文件在線預(yù)覽等操作）

 （3、觸發(fā)事件提醒（觸發(fā)事件自動(dòng)郵件提醒管理員、如下載/刪除操作）

 （4、版本管理（始終保持最新版本、版本差異比較，歷史版本記錄回滾，預(yù)覽）

 （5、快速檢索（內(nèi)置搜索引擎支持全文檢索、關(guān)鍵字檢索、二次檢索）

安全方面：

1、密級(jí)權(quán)限管控（可見(jiàn)、預(yù)覽、下載、上傳、打印、刪除及機(jī)密、絕密、秘密等密級(jí)策略配置）
2、回收站機(jī)制（針對(duì)用戶誤操作、惡意操作、系統(tǒng)采取邏輯刪除；后臺(tái)回收站可再還原）

3、服務(wù)器后臺(tái)存儲(chǔ)加密（RC4加密算法258位加密、防止數(shù)據(jù)后臺(tái)泄露）

集成方面：

1、用戶集成：組織架構(gòu)同步，單點(diǎn)登錄
2、數(shù)據(jù)集成：業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔至仲易通系統(tǒng)
3、打通各業(yè)務(wù)系統(tǒng)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)孤島、提供API接口

三、文件追溯、全生命周期管理

1、支持管理員實(shí)施監(jiān)控系統(tǒng)，包括用戶行為分析（操作人、時(shí)間、操作類型、路徑/文件名稱、IP）、系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)、授權(quán)監(jiān)控等功能
2、全程記錄文件的整個(gè)生命周期，包括文件操作，文件屬性等所有信息，隨時(shí)跟蹤掌控系統(tǒng)內(nèi)文件的操作情況

四、功能亮點(diǎn)

1、客戶端自動(dòng)同步

2、無(wú)插件預(yù)覽

3、高級(jí)檢索

4、動(dòng)態(tài)水印

5、權(quán)限控制

6、無(wú)層級(jí)不限容量

7、可視化報(bào)表（支持二次開(kāi)發(fā)）

8、移動(dòng)端操作