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十年制造業圖文檔管理經驗分享
曾經服務于制造業十年，從事表面貼裝技術九年，前行的十年，一路走過來，回味的是無窮的往事，那是最簡單的生活，那是最無追求的年代，那是吃飽即安逸的人生，那時的寫照是，像牛一樣的日夜耕作，收獲的只是汗水與薪水，而無其它。
雖不喜歡漂泊與流浪的日子，但何處才是自己歇棲之地，真心不知道，所以，只能一路晃蕩了多年，從中山到珠海，從珠海到深圳，從深圳到東莞，用十年的光陰，沿著珠江口畫了一個圈，談不上圓滿，但也實在，可以說，人生最寶貴的青春年華，就獻給了制造業。
十年的制造業經驗，也收獲了不少東西，比如對工廠的運作管理是了然于心，特別是對電子工廠，是熟悉的不能再熟悉，希望將過往十年經驗與目前的工作領域想結合，給大家一些好的啟迪，那今回不談別的，就談談制造業中的圖文檔管理，管理中有哪些困難，又該如何管理？
制造業是個繁瑣的行業，從前端到后端的產業鏈條，從前工序到后工序，從入庫到出貨…….，無不考驗一家企業的管理水平，而管理水平最重要的體現就是，標準專業的作業指導書或者作業手順基準等圖文檔，有了他們，權責明確，工序清晰，流水線的運轉自然有序，企業的運作自然流暢，提高效率，穩定品質，管理文檔功不可沒。
制造業圖文檔很多，有管理類，有技術類，有品質類…..先讓我們來看一家世界500強的日資企業案例，看過之后，或許我們才真正懂得，日本質量，絕對不是輕易得來，100來項的作業標準，實行微觀的管理，才成就了他們的質量奇跡。
品質保證管理規定.環境管理規定.產品安全審核標準.技術職務分工.制造新員工教育訓練管理標準.技術聯絡書運用標準.品質管理部門 品質記錄管理標準.供應廠商選定基準.品質自我保證合同制度運用標準.訂單處理基準.在庫管理基準.烙鐵?焊錫管理基準.條形碼管理基準.生產管理課基本方針標準.品質管理課的職責權限.來料檢查業務標準.教育訓練管理規定.合規性評價實施標準............
企業有了科學的管理方法，有了眾多的標準作業基準書，是不是萬事大吉，是不是品質就有了保障，當然不能，里面的變量實在是太多了，就比如基準書這類的文檔，從管理到發布到修改到回收，也是一個很大的挑戰，管理好了，就會促進企業的發展，反之，可能會造成重大質量事件。
制造業，基本上都有一個專門的圖紙管理部門，而每個部門大都會配備一個圖紙接收的人員進行專門的對應，圖文檔的承上啟下，基本都靠他們了，但往往在文檔的發送及接收過程中最容易出現問題，比如：
A公司，我曾經服務的一家日資企業，若干年前從事車載DVD的生產，產品主要出口國外，企業以代加工為主，TS16949認證企業，這個認證貌似每年都會進行評審，先是內部審查，再是外部核查，內部自我核查之時，企業核查人員，拿著一張大大的標準匯總表，是一個部門一個部門的跑，是一個一個的核驗，搞得是雞飛狗跳似的，問你，設備還在這個地方沒，作業基準書還在這個位置沒，測試數據日常有做維護沒……..這時問題就暴露了，設備沒在固定位置，測試數據半年未更新，作業基準書不是最新的或者不完整，更有者沒見了，問生產問技術，一般會這么回復：我來的時候就是這樣了，你看這都是幾年前的，我都還沒來，我怎么會知道？這也夠內部核查人員嗆一口的，如果有一個綜合的圖文檔管理系統，或許這些都不是問題，制造業有個很嚴重的問題，就是，企業碎片化的管理，存在信息孤島的可能，沒有綜合的信息化系統支撐，很難對企業做出快速而又準確的決策。
B公司，也是我曾經服務的一家日資企業，主要生產汽車ECU控制單元，也是TS16949認證企業，在圖文檔管理這塊，有件事情讓我特別難忘記，該公司自身沒有研發這塊，所有的研發及圖紙都是由總部設計完成，基本上都是從日本發郵件過來，該公司有個專門的圖文檔管理部門，叫做仕樣管理課，所有從日本發過來的圖紙，都是由他們進行接收及管理，有一回，在試做生產階段，在發給技術及制造部門的BOM文檔時，技術部門接收的是老版本，制造接收的是新版本，結果生產出來的產品不良了，結果相關部門一起開會打合，也就是所謂的調查整合會議，也可以說開的是神仙會議，會上各路神仙打架，會后累死小的，日資企業的管理方式就是這樣，一有問題就開會，開會就各部門撕逼，你來我往，口沫橫飛，就看部門是否強勢，誰強勢基本上就會笑到最后，誰弱勢基本只能默默的去盡職調查，再出具個報告書喲！這問題的癥狀，就是出在圖文檔的發放及版本管理方面出現了紕漏，才導致問題是的發生。
制造業在圖文檔管理方面面臨的問題，綜合來說就是管理的問題，也是很普遍的問題，基本上可以歸納為以下方面：
1.海量的圖文檔資料存放混亂。我們的經營活動不可避免會產生海量的資料數據，糟糕的是不同部門的資料放在各自的電腦上，亂七八糟。
2.文件檢索困難。張工，你的那個項目的圖紙放在你電腦的那個目錄上面；小李你找找那個文件，打印給我；這些資料肯定有的，怎么可能找不到？這些大家是不是特別熟悉？
3.版本經常出錯。時間久了，不知道是哪個版本了。又一堆廢品，原來是發錯版本。
4.人員流動的危機帶來大量的資料流失。人員離職，有些重要的文檔，從此丟失？有價值的文檔被離職員工帶走。怎么我們的競爭對手都有我們人員工資表？
5.資料權限管理不好，文檔隨意散播，某些員工過于輕易地獲得他們并沒有權限的文檔？
6.沒有很好的數據備份維護方案，服務器硬盤壞了，災難性的風險。
7.大量的打印業務，無紙化只是一個口號，如何推進內部無紙化，進一步降低辦公成本？
8.大量的業務依靠表單推動，業務流轉基本靠腿跑，效率地下，如何推進電子審批，移動辦公？
9.企業的文控管理缺乏系統支撐，文控嚴重依賴資料人員的穩定性。
我們提供的EDM文檔解決方案是被廣大企業資料管理廣泛使用的軟件系統與方法，為企事業組織提供了一個電子文件管理及協同辦公的統一平臺，涵蓋了組織運營涉及的圖文檔管理、協同辦公、審批管理、無紙化、數據安全管理等內容。
強大的系統功能徹底終結電子資料管理混亂的現狀。“EDM企業內容管理”的過程管理功能讓企事業組織的圖文檔管理“井井有條”；強大的協同功能幫助企事業組織實現更高效率的協同工作。
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